Подводные камни проектов внедрения САПР

Елена Конвисар
заместитель директора,
руководитель Департамента корпоративного развития и стратегического планирования "Русской Промышленной Компании"

Praemonitus praemunitus
Предупрежден, значит вооружен

Подводные камни проектов внедрения САПР

В статье речь идет о проблемах, с которыми неизбежно придется столкнуться любому предприятию в процессе внедрения системы автоматизированного проектирования. Какие типичные ошибки допускаются и как их избежать? Без чего нельзя начинать работу? На чем можно сэкономить, и на чём экономить нельзя? Какие ресурсы потребуются? Другими словами, рассмотрим организационные, технические и финансовые аспекты таких проектов.

Начало процесса

Прежде всего, нужно оценить, насколько ваше предприятие готово к внедрению САПР. Первое необходимое условие успеха - наличие руководящей воли. У проекта должен быть сторонник среди руководителей предприятия, обладающий достаточными полномочиями и ресурсами для его запуска и дальнейшей реализации.

Второе необходимое условие - выделение команды для внедрения САПР, обладающей достаточным уровнем полномочий. Если руководителям проектных подразделений не вменено в обязанность сотрудничать с командой внедрения, то процесс неизбежно затормозится или вообще не пойдет. Полномочия должны быть закреплены официально, так как далеко не всегда неформальных, не зафиксированных договоренностей достаточно, для того чтобы действительно что-то изменить в компании.

Нашелся у вас на предприятии руководитель, который поддерживает идею автоматизации проектирования? Издан подтверждающий это документ - приказ о внедрении САПР? Выделены по нему люди и время на проведение работ? Только ответив "да" на все эти вопросы можно браться за дело.

Анализ

Начать необходимо с анализа текущего состояния автоматизации проектирования на предприятии. Это можно сделать либо самим, либо привлечь для работы профессиональную компанию-консультанта в области САПР.

Первое - опишите структуру проектных отделов, решаемые задачи и число специалистов. Проанализировав эти данные, можно дать предварительные рекомендации по программному обеспечению, которое будет использоваться в процессе проектирования на вашем предприятии.

Второе - проанализируйте квалификацию ваших специалистов. Если они работали только на кульманах, то для начала необходимо обучить их азам компьютерной грамотности. Казалось бы, это очевидно, но иногда доходит до курьезов. Например, на обучение работе с программой архитектурного проектирования Architectural Desktop предприятие направляет специалистов, которые до этого не были знакомы с компьютером. И преподаватель вынужден объяснять им, как манипулировать мышью и работать с "Проводником". До азов AutoCAD за отведенное на курс время группа, может быть, еще и доберется, а вот до Architectural Desktop уже вряд ли.

Если ваши специалисты уже освоили компьютер, мы, тем не менее, настойчиво рекомендуем вам протестировать их на знание хотя бы базовых пакетов, таких как AutoCAD. Очень часто люди считают, что умеют работать, а на деле не знают даже основных возможностей программного обеспечения. В результате проектировщик совершает массу лишних действий вместо того, чтобы нажать одну кнопку и воспользоваться стандартной, специально заложенной в продукт функцией. Приведу анекдотичный пример: инженер, не зная, что в AutoCAD можно чертить в масштабе 1:1 и использовать пространство листа, перед каждым компьютерным построением пересчитывал размеры в масштабе на калькуляторе!

Подобных примеров множество. Поэтому, если вы не удовлетворены производительностью труда в проектных подразделениях, начните с тестирования и обучения специалистов. Только в результате этих несложных и недорогих действий эффективность работы может возрасти многократно. Провести тестирование можно в центрах, специализирующихся на обучении в области САПР.

Кроме компьютерной грамотности для успешного внедрения САПР необходимо наличие у специалистов твердых знаний в предметной области. И здесь есть грустные примеры - когда при обучении работе с расчетным пакетом приходится разъяснять инженерам методики расчетов, а не учить пользоваться программой. В конце статьи приводятся некоторые рекомендации по выходу из данного положения из опыта наших заказчиков.

Исходя из всего вышесказанного, попробуйте оценить, готовы ли ваши специалисты к использованию профессиональных пакетов или стоит начать с внедрения более простых технологий и обучения людей. Только если вы уверены в квалификации ваших сотрудников в предметной области и учли в бюджете расходы на обучение компьютерной грамотности и базовым продуктам, можно планировать переход на специализированные решения. Результатом анализа на этом этапе являются уточненная спецификация на программное обеспечение и бюджет на обучение персонала.

Третье - опишите и проанализируйте имеющееся программное обеспечение - используемую на каждой рабочей станции операционную систему, СУБД, САПР.

Во-первых, это необходимо, чтобы учесть совместимость версий внедряемой САПР, операционной системы и баз данных. Во-вторых, следует выяснить, как можно сэкономить на покупке нового программного обеспечения. Например, при обмене устаревших версий программ можно получить существенную скидку. Кроме того, многие поставщики ПО предоставляют льготные условия для пользователей конкурентных программных продуктов. Полной информацией об этом обладают профессиональные компании, тесно работающие с поставщиками. В-третьих, необходимо обеспечить преемственность и совместимость имеющегося и запланированного программного обеспечения. Уже на этом этапе подумайте, как будет осуществляться передача в электронном виде наработанных чертежей, баз данных и шаблонов. Здесь существует масса нюансов - не отказывайтесь от помощи специалистов!

Результат этого этапа - рекомендации по закупке операционных систем, СУБД, дальнейшее уточнение спецификации по программам автоматизированного проектирования.

Четвертое - учтите потребности в аппаратном обеспечении: компьютерной технике и широкоформатном оборудовании для печати, сканирования и копирования. Вам потребуются компьютеры достаточной мощности, с современными операционными системами. Если у вас есть много бумажной документации, которая будет использоваться в будущих проектах, то вам может понадобиться широкоформатный сканер и соответствующее программное обеспечение. Оцените также объем печати и копирования проектной документации - возможно, вам пора задуматься о приобретении инженерного комплекса.

По результатам этого этапа составляется спецификация на аппаратное обеспечение.

Пятое - если вы переходите на автоматизированное проектирование, то обязательным шагом, если не сразу, то с течением времени, является организация электронного архива. Это также потребует аппаратных, программных и человеческих ресурсов.

Шестое - современное программное обеспечение часто комплектуется библиотеками и базами элементов. Поставщики ПО не всегда поддерживают эти базы в актуальном и полном состоянии. Возможно, вам придется делать это самостоятельно, по крайней мере, для специфических задач, которые решаются на вашем предприятии. Для поддержки этих баз потребуется выделить и обучить людей.

Седьмое - локальная сеть на предприятии. Информационный обмен, происходящий между участниками процесса проектирования, предъявляет достаточно высокие требования к сетевой инфраструктуре. Не забудьте тщательно сопоставить требования внедряемого комплекса и возможности имеющейся сети.

Итак, в результате анализа вы имеете пакет документов с рекомендациями по компьютерной инфраструктуре, программному обеспечению, обучению специалистов. Эти затраты необходимы для успеха проекта внедрения САПР. Кроме того, нужно спланировать расходы, которые компания понесет в процессе внедрения, и учесть изменения, которые будут происходить на предприятии.

Готовьтесь к переменам!

Переход на автоматизированное проектирование потребует частичной или полной реорганизация проектных и обслуживающих отделов и изменений в работе компании в целом.

Во-первых, появятся новые функции: администрирование ПО; ведение электронного архива, библиотек и баз данных; обслуживание инженерного комплекса; векторизация отсканированных чертежей.

Во-вторых, уйдет часть старых функций. Большинство рутинных операций будут выполняться быстрее, уменьшатся сроки выполнения работ, может быть изменен порядок выдачи заданий и согласований, а высвободившиеся сотрудники будут задействованы в других работах. Поменяется процедура обмена данными между специалистами - все изменения будут доступны в электронном виде для каждого участника проекта в режиме реального времени. При внедрении трехмерного проектирования отпадет необходимость в части согласований.

В-третьих, в каждой организации существует собственная корпоративная культура, складываются неформальные отношения. Внедрение систем автоматизированного проектирования неизбежно вызовет их изменение.

В-четвертых, возникнет двойная нагрузка на людей: внедрение новых способов работы и выполнение текущих проектов. Поэтому производительность проектного отдела на начальном этапе внедрения САПР обязательно снизится. Ускорение появится только к концу внедрения, когда сотрудники перейдут от тестовой эксплуатации на промышленную.

Все описанные моменты приводят к возникновению классического препятствия: сопротивлению изменениям со стороны специалистов. Это абсолютно нормальная реакция. Ведь людям свойственно противиться новому, каким бы хорошим оно ни было. В начале проекта противодействие неизбежно. Но по прошествии полугода или года вы будет наблюдаться обратное. Некоторые из тех сотрудников, которые раньше противились внедрению САПР, будут приходить на работу пораньше только затем, чтобы занять лицензию. Более того, будут возникать конфликты из-за того, что кто-то ушел на обед и не "освободил" лицензию. Это реальная ситуация, о которой рассказывают наши заказчики, внедрившие самое разнообразное программное обеспечение. Но для преодоления начального сопротивления специалистов вам придется приложить усилия. Отдельные рекомендации приведены в конце статьи.

Без учета описанных моментов компания рискует раньше времени разочароваться в системе автоматизированного проектирования. Столкнувшись с такими проблемами, руководство может посчитать внедрение неуспешным, опустить руки и отменить продолжение проекта. Это очень распространенная ошибка, которую ни в коем случае нельзя допустить. Чтобы не пришлось защищать проект от преждевременного прекращения, нужно еще до его начала ввести критерии оценки хода внедрения.

Оценка хода внедрения

Прежде всего, сформулируйте цели внедрения, сроки, точки контроля. Обязательно сформируйте критерий достижения цели. За начало отсчета можно принять, например, ту ситуацию, которая существует на текущий момент, и зафиксировать ее документально. Предположим, вы отмечаете, что проектная работа некоторого типа делается в течение трех месяцев. Впоследствии вы будете иметь возможность сравнить сроки исполнения этой типовой работы до и после внедрения САПР. Создание критерия - процесс творческий и зависит от специфики вашей деятельности, но без этого к проекту приступать нельзя.

Еще один важный момент заключается в том, что для тех, кто не включен в процесс, не понятно, чем занимается группа внедрения. Поэтому документируйте то, что вы делаете, готовьте отчеты для всех заинтересованных лиц. В любой момент времени вы должны быть готовы отчитаться о проделанной работе.

Многие специалисты, не понимающие происходящих перемен, могут бояться их и саботировать проект. Поэтому нужно рассказывать, разъяснять, успокаивать людей, т.е. заниматься в определенной степени просветительской деятельностью. При этом не забудьте объяснить, что эффект от внедрения САПР начинает проявляться только ближе к окончанию процесса автоматизации.

Теперь, когда вы готовы к закупке программного обеспечения, необходимо привязать спецификацию программного обеспечения к текущему моменту и учесть все пункты, на которых можно сэкономить.

Оптимизация спецификаций

Обязательно пользуйтесь такой возможностью, как сетевые версии. Если в отделе над одной задачей работает десять человек, совершенно необязательно покупать десять лицензий. Кто-то будет в командировке, кто-то заболеет, кто-то уйдёт на совещание, значит, одновременно использовать программу будет не более 80% отдела. Кроме того, не существует продукта, который на 100% решает задачи отдельно взятого проектировщика. В связи с этим число лицензий вполне может быть меньше, чем количество специалистов. Если в отделе есть локальная сеть, то вы имеете право установить программное обеспечение на каждый компьютер, но одновременно использовать только купленное количество лицензий.

Исключите из спецификации дублирующие решения. Сейчас на рынке представлено разнообразное ПО, и для решения одной и той же задачи существует несколько разных программ. Постарайтесь разобраться самостоятельно или с помощью профессионалов, и не приобретайте несколько продуктов для решения одной задачи.

Избегайте избыточной функциональности. Выбирайте программное обеспечение для решения вашей конкретной проблемы. Предложений на рынке - масса, и бывает так, что вам нужна лишь одна функция, а вам предлагают продукт, у которого их десять. За девять остальных вы платите лишние деньги! Компании, делающие ставку лишь на объем ваших закупок, так называемые "двигатели коробок", постараются предложить Вам самые дорогие продукты. Напротив, профессионалы, предпочитающие долгосрочное сотрудничество с заказчиком и заинтересованные в успешном внедрении САПР на предприятии, постараются исключить для вас дублирование и избыточную функциональность.

Если у вас предполагается комплексное внедрение разнообразного ПО, не стоит закупать, обучать специалистов и внедрять все продукты одновременно. Ведь в этом случае работа проектного подразделения просто встанет. Наметьте этапы обучения, внедрения и, соответственно, этапы оплаты. Таким образом, вы сможете выровнять денежный поток и загрузку специалистов.

Еще раз обращаем ваше внимание - постарайтесь начинать обучение с базовых продуктов. Например, если вы приобретаете какое-то приложение для AutoCAD, то сначала обучите людей AutoCAD. Если они не знают базовых программ, бесполезно изучать приложения. Деньги и время будут потрачены зря, а специалисты разочаруются.

По возможности пользуйтесь всеми финансовыми льготами, которые предоставляют вам производители программного обеспечения. Непрофессиональные продавцы часто не знают об определенных возможностях: мультискидках, текущих специальных предложениях, возможностях бесплатного обновления версий, льготных обменах, возможностях подписки на программное обеспечение. Профессиональные компании работают с производителями напрямую, находятся в курсе всех предложений и обязательно сообщат об этом своим клиентам. Кроме того, у организаций, профессионально занимающихся внедрением САПР, есть собственные возможности, выгодные клиенту, такие, как заключение договоров стратегического партнерства или корпоративных контрактов.

Кроме затрат непосредственно на приобретение аппаратного и программного обеспечения и обучение специалистов, вам необходимо заранее предусмотреть расходы на услуги послепродажного сервиса и сопровождения вашей системы.

Обслуживание

Обсудите с вашим поставщиком, какие услуги вы можете получить и входят ли они в стоимость приобретаемых продуктов. Это могут быть консультации по выбору программных и аппаратных решений под ваши задачи; совместимости программных продуктов между собой; совместимости программного и аппаратного обеспечения; ценовой оптимизации решения; а также уведомление о будущих возможностях льготного обмена ПО и передача бесплатных обновлений программ.

Обсудите качество обучения, которое может предоставить вам поставщик и квалификацию преподавателей. Зафиксируйте в договоре условия технического обслуживания:

• что подразумевает под собой термин "техническая поддержка", ее содержание в гарантийный и послегарантийный период:
• оперативность ответов;
• номер телефона, адрес электронной почты, по которым вы можете связаться в случае возникновения проблем, имя специалиста, к которому вы можете обратиться;
• формы технической поддержки: по телефону, по электронной почте, выезд специалистов на предприятие, консультации в офисе поставщика;
• какие услуги будут бесплатными;
• стоимость прочих услуг, порядок оплаты.

Оговорите все это заранее, до оплаты счета, иначе впоследствии при обращении за помощью к поставщику вы можете столкнуться с отказом. Еще более неприятной для вас будет реакция руководителя, когда вы придете к нему с просьбой выделить финансы на техническую поддержку, не указав заранее это в расходах на внедрение системы.

Кроме предпродажных консультаций и собственно технической поддержки вам может потребоваться адаптация ПО. Сегодня в продаже есть множество САПР как российских, так и западных производителей. Российские, конечно, учитывают нашу специфику: стандарты на оформление проектной документации, расчетные нормы и т.д., но даже они могут не всегда соответствовать потребностям вашего предприятия. Например, при проектировании у вас используются какие-то специфические элементы, которые не внесены в стандартные базы данных, или нестандартные шаблоны документов. Если объем работ по наполнению баз данных, созданию новых шаблонов будет большим, вам могут предложить оплатить их отдельно.

Вероятно, на вашем предприятии уже работают ранее закупленные САПР, часто на разных платформах. Для интеграции нового и имеющегося ПО может потребоваться программирование или создание сложных настроек. Возможно, вам также понадобится интегрировать новую САПР с уже существующими системами типа АСУП, PDM, ERP и т.п. Эти задачи, как правило, решаются поставщиками за отдельную плату.

Может также оказаться, что на вашем предприятии остро стоит проблема, для решения которой не выпускается программное обеспечение, ни российское, ни зарубежное, и вы готовы заказать разработку такого продукта. Эту услугу могут предоставить только профессиональные компании, что тоже потребует определенных расходов.

Учтите в бюджете все перечисленные моменты, прежде чем защищать его перед руководством.

Управление персоналом.

А теперь обещанный раздел "из опыта наших клиентов" о работе с персоналом в ходе внедрения САПР.

Одна из проблем, которая может стать на пути внедрения - отсутствие квалифицированных кадров. Еще несколько лет назад ситуация была просто катастрофической. Не хватало не только специалистов с навыками автоматизированного проектирования, способных работать на компьютере, но и просто проектировщиков с хорошим образованием. Возник большой возрастной разрыв: в проектных организациях работали либо очень пожилые люди, либо молодежь из института. Наиболее активные и в то же время опытные сотрудники среднего возраста покинули предприятия во время экономических кризисов. Сейчас этот разрыв постепенно сокращается. Наметилась интересная тенденция: чтобы найти высокооплачиваемую работу специалисты самостоятельно учатся и получают сертификаты на знание разного ПО.

Из рекомендаций от наших клиентов: обязательно обучайте своих специалистов, берегите их, не давайте уйти. Ведите шефство над вузами, приглашайте на практику студентов, готовьте их для работы на вашем предприятии. Развивайте институт наставничества, стимулируйте опытных сотрудников обучать молодежь. Некоторые компании даже оплачивают обучение талантливых молодых людей в вузах, чтобы в дальнейшем по условиям контракта принять их на работу.

Обязательно выделяйте рабочее время на освоение САПР. Желательно закрепить это документально, например, приказом о том, что два часа в день специалист обязан осваивать САПР, и в это время никто не может давать ему других заданий.

Контролируйте, как работают ваши сотрудники: следите, чтобы они использовали новые технологии, не позволяйте возвращаться к старым методам. Для этого каждый участник проекта внедрения САПР должен понимать, что он лично от этого получит, и не бояться снижения зарплаты, ухудшения условий работы или увольнения. Обязательно обсуждайте эти вопросы и снимайте опасения. Ведь молчаливый саботаж способен значительно затормозить процесс внедрения, и результат появится позже, чем запланировано.

Если во внедрении САПР задействована только часть коллектива, то может сложиться некоторое противостояние между остальными сотрудниками и участниками проекта. Руководитель должен показать остальному коллективу свою расположенность к людям, работающим над внедрением САПР, и тем самым подчеркнуть важность этого процесса. Обязательно мотивируйте участников проекта, например, материально или возможностью повышения квалификации, получением сертификатов. Поощряйте сотрудников писать статьи, давайте им возможность выступать, ездить на семинары, общаться и получать признание среди коллег с других предприятий. Это будет стимулировать остальных специалистов к участию во внедрении новых технологий.

Итак, вам потребуются время, терпение и финансы для работы с персоналом. Учтите в бюджете проекта еще и эти расходы.

И в заключение: несмотря на финансовые и временные затраты внедрение процессов автоматизации производства окупится сторицей, если вы будете внимательны при выборе партнёра. Прежде чем заплатить кому бы то ни было, вы должны быть уверены, что ваши отношения не закончатся в момент оплаты счета и поставщик не исчезнет, оставив вас один на один с вашими проблемами. Желаем удачи!