Pilot-ECM

Pilot-ECM используется для автоматизации организационно-распорядительного документооборота компании: регистрации входящих писем, наложения резолюций, управления договорами, согласования служебных записок и др. Обычно используется в едином контуре с другими редакциями продуктов линейки Pilot с разграничением прав доступа и применяется в любых отраслях.

Возможности

Управляемость

• Ускорение работы сотрудников с большим объемом данных
• Планирование работы организации и загрузки сотрудников
• Управление организацией
• Контроль выполнения работ

Организованность

• Организация внутренних процессов взаимодействия сотрудников
• Упрощение ежедневного труда сотрудников
• Обеспечение полноценной работы удаленных подразделений и сотрудников

Технологичность

• Сохранение данных в едином информационном пространстве
• Защита данных от кражи и потери
• Систематизирование информации, файлов, документов, процессов
• Отказ от использования бумаги внутри организации
• Отсутствие необходимости думать о форматах файлов и различных просмотрщиках для них

Преимущества Pilot-ECM

• Низкая стоимость из-за отсутствия скрытых расходов на покупку и администрирование СУБД
• Простота установки, настройки и использования
• Система готова к работе сразу после установки
• Бесшовная интеграция в любую существующую IT-инфраструктуру
• Высокая производительность, масштабирование, неограниченное количество рабочих мест
• Полноценная работа в ненадежной сетевой инфраструктуре, каналах публичного доступа вплоть до !OFFLINE!
• Прямая техническая поддержка от разработчиков и всегда актуальная версия системы

Единое информационное пространство

Максимальная эффективность достигается при работе с системой управления проектированием Pilot-ICE или корпоративной системой управления проектной организацией Pilot-ICE Enterprise.

Весь функционал Pilot-ECM входит в Pilot-ICE. Весь функционал Pilot-ICE входит в функционал Pilot-ICE Enterprise.

Управление бизнес-процессами

Организовав работу Pilot-ECM с Pilot-ICE или Pilot-ICE Enterprise в единой базе данных, у пользователей есть возможность совместно:

• участвовать в процессах планирования от формирования и согласования плана до отслеживания выполнения работ, контроля и план-фактного анализа;
• выдавать друг другу задачи и контролировать исполнительскую дисциплину по ним;
• просматривать, согласовывать инженерную и организационно-распорядительную документацию;
• формировать отчетную документацию на основе инженерных и организационно-распорядительных документов.

Возможности системы позволяют решать типовые задачи:

• подготовка и согласование документов,
• рассмотрение и исполнение документов,
• выдача, исполнение и контроль выполнения работ по задачам.

На их основе организуются различные бизнес-процессы, например:

• управление входящей и исходящей корреспонденцией,
• управление договорами,
• ведение служебных записок,
• поиск и ведение заказов,
• оценка внутренней стоимости работ.

Работа с файлами

• Хранение любой информации организации
• Безопасная коллективная работа с файлами на высокой скорости
• Работа в проводнике на виртуальном диске – локальные данные, синхронизация с сервером в фоновом режиме
• Формирование файлов по шаблонам
• Версионирование — контроль версий файлов
• Уведомление об изменении файлов, на которые подписан пользователь
• Автоматизированная привязка файлов к полученным из них электронным документам

Работа с электронными документами

• Юридически значимый электронный документооборот (при использовании квалифицированной ЭП согласно № 63-ФЗ, для внутреннего документооборота и взаимодействия с контрагентами)
• Работа с любым программным обеспечением, имеющим функционал печати
• Автоматическое создание документов фиксированной разметки XPS*
• Согласование, утверждение и ознакомление с электронными документами
• Аннотирование электронных документов
• Контроль версий электронных документов
• Сравнение версий документов с отображением различий
• Подписка на уведомления об изменении
• Поиск документов и других объектов

Управление исполнительской дисциплиной

• Управление исполнительской дисциплиной достигается за счет выдачи заданий и контролирования хода их исполнения
• Формирование полного списка заданий
• Формирование плана работ
• Выбор исполнителей и сроков
• Вложение файлов и документов
• Переписка по заданию
• Контроль исполнения работы по заданию (выдано, в работе, на проверке)
• История изменений заданий
• Контроль загрузки ресурсов (в случае формирования плана работ)
• Назначение аудиторов по заданиям
• Формирование отчетов по заданиям

Интерфейс

Карточка документа

Сравнение версий документов

Системные требования:

Операционные системы, поддерживаемые клиентом:

• Windows 7 Service Pack 1,
• Windows 8.1,
• Windows 10.

Операционные системы, поддерживаемые сервером:

• Windows 7 Service Pack 1,
• Windows 8.1,
• Windows 10,
• Windows Server 2008R2 и выше,
• GNU/Linux,
• для работы не требуется СУБД.